Приказ о согласовании согласования

Согласование и регистрация приказов

Приказ о согласовании согласования

Правила, касающиеся оформления приказов по вопросам основной деятельности, читайте в предыдущей статье.

  • Развивая тему, давайте поговорим о том, как правильно согласовывать и регистрировать приказы.

Согласование приказа

Согласование приказов и проставление на них виз – это обязательный процесс. Если порядок его проведения оформлен в инструкции, касающейся делопроизводства организации, то это облегчает задачу.

Проекты приказов по основной деятельности организации визируются, как правило, заместителем руководителя, который отвечает за определенное направление деятельности организации, а также начальниками отделов:

  • теми, кто готовил приказ;
  • лицами, которым даны поручения, систему исполнения следует закладывать еще на стадии подготовки, чтобы подобрать реальные сроки – это оградит вас от внесения дополнительных изменений в будущем;
  • руководителем юридической службы;
  • по финансовым вопросам подпись ставит главный бухгалтер организации;
  • в последнюю очередь приказ подписывают делопроизводители, чтобы иметь возможность проверить правильность его оформления;
  • иные заинтересованные лица, если в этом есть необходимость.

Проставление виз осуществляется на последнем листе приказа с обратной стороны либо на листе согласования. Обязательно после визы должна следовать расшифровка с указанием инициалов и фамилии должностного лица, а также датой подписи.

Удобнее всего вариант с листом согласования. Так как не придется повторно собирать подписи, если потребуется редактирование приказа. На проекте приказа визы можно проставлять с добавлением отметки «с замечанием (-ями)». Оформлять их желательно отдельным листом и в произвольной форме.

Если к проекту приказа в процессе согласования добавлены существенные замечания, носящие принципиальный характер, его необходимо доработать, после чего придется вновь собирать подписи. На практике встречаются разные люди, поэтому имеет смысл подумать и начать именно с того человека, у которого может возникнуть больше всего вопросов и замечаний.

В случае, когда замечания носят лишь редакционный характер, повторный сбор виз не требуется. Проект приказа просто переоформляют с учетом указанных недостатков.

Приказ, после того как удовлетворены все требования и исправлены замечания, следует распечатывать таким образом, чтобы его последняя (или единственная) страница находилась на оборотной стороне листа согласования.

Так, в частности, поступают органы федеральной власти, так как число визирующих лиц там достаточно велико, а таким образом уменьшается вероятность повторного сбора подписей, когда приказ переоформляют или вносят какие-либо изменения.

После того как завершен процесс согласования приказа с ответственными лицами, наступает момент его подписания.

Все приказы, регламентирующие вопросы основной деятельности организации, подписывает только ее руководитель либо лицо, которому такое право предоставлено официально, к примеру, при наличии приказа о перераспределении полномочий и отражение в должностной инструкции.

В случаях когда руководитель организации отсутствует по какой-либо причине (находится на больничном, в отпуске и т.д.), право подписывать приказы предоставляется заменяющему его лицу. Вопрос о том, кто будет временно исполнять его обязанности, требует закрепления в приказе по основной деятельности.

Такой приказ может быть создан один раз, либо издаваться при каждом случает отсутствия руководителя.

После подписания приказа в него нельзя вносить какие-либо изменения. Но случаи изменения приказа на практике все же случаются (например, его оформление задним числом и пр.), что, по сути, является грубым нарушением законодательства.

Регистрация приказов

Регистрация приказов происходит только после их подписания, но в тот же самый день, в соответствии с порядковым номером и указанием даты. Это обязанности отдела делопроизводства. При этом нумерация приказов начинается с единицы ежегодно, но журнал может оставаться единым на протяжении нескольких лет.

Обратите внимание: регистрация приказов по основной деятельности осуществляется отдельно от различного рода распоряжений, а также приказов, которые регулируют административно-хозяйственные вопросы и те, что касаются личного состава. причина – это различие сроков их хранения.

Постоянный срок хранения имеют приказы, регулирующие основную деятельность организации. В учреждениях, которые не передают документы на хранение государству, под постоянным сроком подразумевается момент ликвидации. Остальные же могут иметь различный срок хранения (от 5 до 75 лет), определяющийся в зависимости от их вида.

Регистрация приказов может осуществляться в двух видах: традиционном бумажном либо в электронном. В первом случае носитель может иметь название «Журнал/ Книга регистрации приказов»

Выбирайте что-то одно наиболее удобное для вас. Такой журнал, в котором регистрируются приказы, относящиеся к основной деятельности организации, имеет постоянный срок хранения. В случае, когда вы ведете электронный журнал регистрации, его дублирование на бумажном носителе совершенно не обязательно.

Единого исходного образца ведения журнала регистрации не существует, форму его ведения не регламентируют существующие нормативно-методические рекомендации в области делопроизводства. Поэтому допустимо его изменение и редактирование граф, а также их добавление или удаление.

За основу можете взять данный образец журнала регистрации приказов в формате .doc

Вопрос о возможности регистрации приказа задним числом достаточно распространен. То, что это нарушение, знают все, но иногда бывает очень нужно.

Наиболее оптимальным представляется вариант с оставлением резервных номеров, но имейте в виду, что, во-первых, все должно иметь разумные пределы, а во-вторых, пропущенные номера – это минус, и любая проверка при их обнаружении не погладит вас по голове.

Второй вариант регистрации приказа задним числом – это добавление литеры к номеру, например, приказ № 5а. Тоже достаточно спорный способ. Таким образом, простор для выхода из ситуации создается совсем небольшой.

Источник: https://delo-pro.ru/oformlenie-dokumentov/soglasovanie-i-registraciya-prikazov.html

Об утверждении Порядка согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта (утратило силу на основании приказа Росавиации от 09.08.2010 N 292), Распоряжение Росавиации от 07 мая 2008 года №БЕ-28-р

Приказ о согласовании согласования

____________________________________________________________________Утратило силу на основании

приказа Росавиации от 9 августа 2010 года N 292

____________________________________________________________________

В целях совершенствования документационного обеспечения управлений в части обеспечения порядка согласования проектов распорядительных документов, в соответствии с регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 4 апреля 2006 года
предлагаю:

1. Ввести в действие с 30 апреля 2008 года прилагаемый Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта.

2.

Руководителям структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение установленных требований по подготовке и порядку согласования распорядительных документов всеми сотрудниками центрального аппарата Росавиации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики В.И.Демьяненко.

РуководительЕ.В.Бачурин

Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта

УТВЕРЖДЕНраспоряжением Росавиацииот 7 мая 2008 года N БЕ-28-р

1. Оформленные на бланке проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованиям, которые оформляются визами на документе и на листе согласования.

Визы проставляются на подписном экземпляре проекта приказа (распоряжения) на оборотной стороне последнего листа в нижней его части.

На приложениях к проектам приказов (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.

На проектах приказов по кадровым и наградным вопросам визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

Лист согласования документа оформляется на оборотной стороне последнего листа (приложение N 1).

2.

Визирование приказов (распоряжений) производится, как правило, в следующей последовательности:

– исполнитель документа (на каждом листе);

– начальник отдела, подготовившего документ (на каждом листе);

– руководитель управления, подготовившего документ (на листе согласования);

– руководители заинтересованных структурных подразделений (на листе согласования);

– руководители структурных подразделений, которым в проекте документа предусматриваются задания или поручения (на листе согласования);

– начальник Отдела правового обеспечения – все проекты приказов и распоряжений, за исключением кадровых приказов о предоставлении отпусков (на листе согласования);

– помощник Руководителя – все проекты приказов и распоряжений (на листе согласования).

Приложения к приказам (распоряжениям) визируются начальником отдела-исполнителя (на каждом листе).

Проекты приказов (распоряжений) представляются на согласование, подпись со всеми основаниями, имеющимися для их подготовки, для проведения правовой экспертизы – со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего изучения.

3. Визирование производится до представления документа на подпись.

4. Визирование документов должно осуществляться в строго определенные сроки:

должностными лицами управлений – до 3 дней;

в Отделе правового обеспечения:

проекты нормативных правовых актов – до 7 дней;

проекты остальных документов – до 3 дней.

По окончании указанных выше сроков проект документа должен быть рассмотрен, завизирован и возвращен исполнителю. При несогласии визирующего должностного лица с текстом документа, проект документа в указанные выше сроки должен быть возвращен исполнителю с приложением замечаний, предложений и дополнений к проекту.

Особое мнение, замечания, дополнения, как правило, излагаются на отдельном листе, о чем делается отметка на проекте документа:

Замечания прилагаются.
Наименование должности визирующего Личная подпись И.О.ФамилияДата
Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему (утверждающему) документ.

Если в ходе визирования проекта документа в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

Приказы и распоряжения, представленные с нарушением требований, предъявляемых к их подготовке и оформлению, возвращаются подразделению-исполнителю на доработку.

Повторное визирование должно быть осуществлено в течение 1 рабочего дня.

Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

5. Отказ от визирования не допустим.

6. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Приложение N 1. Образец оформления проекта приказа

Приложение N 1

Образец оформления проекта приказа

Визы (на оборотной стороне последнего листа)
нижнее поле 2 см

Продолжение приложения N 1

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ(МИНТРАНС РОССИИ)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ВОЗДУШНОГО ТРАНСПОРТА(РОСАВИАЦИЯ)
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Москва N
Об утверждении Порядка согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта

В целях совершенствования документационного обеспечения управления в части обеспечения порядка согласования проектов распорядительных документов, в соответствии с Регламентом Федерального агентства воздушного транспорта, утвержденным приказом Федерального агентства воздушного транспорта от 04 апреля 2006 г. N 18.п р е д л а г а ю:

1. Ввести в действие с 30 апреля 2008 г. прилагаемый Порядок согласования проектов приказов и распоряжений в Федеральном агентстве воздушного транспорта.

2.

Руководителям структурных подразделений обеспечить строгое соблюдение установленных требований по подготовке и порядку согласования распорядительных документов всеми сотрудниками центрального аппарата Росавиации.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника Управления делами, государственной службы и кадровой политики В.И. Демьяненко.

Электронный текст документаподготовлен ЗАО “Кодекс” и сверен по:рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902107852

Юрист расскажет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: