Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Содержание
  1. Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников
  2. Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек
  3. Требования, предъявляемые к книге учета
  4. Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?
  5. Журнал учета трудовых книжек: порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования
  6. Для чего предназначен
  7. Требования
  8. Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек
  9. Кто заполняет журнал
  10. Правила заполнения
  11. Хранение
  12. Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
  13. Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец
  14. Общие требования к журналу учета трудовых книжек
  15. Инструкция по заполнению книги учета
  16. Как внести исправления в книгу
  17. Ответственность за несоблюдение правил учета
  18. Правила оформления книги учета трудовых книжек
  19. Основные требования к заполнению журнала
  20. Требования к ведению книги учёта
  21. Правила заполнения журнала
  22. Общие характеристики книги
  23. Ответственность при нарушении в заполнении
  24. Регистрация трудовых книжек
  25. Движение трудовых книжек
  26. Предназначение журнала регистрации
  27. Основные аспекты ответственности
  28. Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец
  29. Зачем нужна книга регистрации трудовых
  30. Образец ведения журнала трудовых книжек
  31. Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению
  32. Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок
  33. Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них предполагает, что при увольнении сотруднику необходимо расписаться и за трудовую книжку, и за вкладыш, если он есть.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Журнал учета трудовых книжек: порядок заполнения, образец документа, правила скрепления и опломбирования

Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал учета трудовых книжек является обязательным учетным документом, который оформляется работодателем для организации движения трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии. При оформлении такого журнала работодателю стоит учесть законодательные требования к нему.

Для чего предназначен

В перечне обязанностей работодателей, которые связаны с их работой с трудовыми книжками, находятся:

  1. Прием трудовых книжек от зачисленных в штат работников.
  2. Оформление новых трудовых книжек для сотрудников, только начинающих свой карьерный путь.
  3. Внесение в трудовую книжку отметки о работе и переводах на другую работу, а также об имеющихся наградах.
  4. Обеспечение сохранности трудовых книжек в специальном месте, которое исключает их уничтожение или повреждение, а также доступ посторонних.
  5. Внесение записи об увольнении или прекращении трудового договора с сотрудником.
  6. Выдача документа бывшему сотруднику или доверенному лицу после увольнения или смерти сотрудника.

Обязанности работодателя по ведению строгого учета трудовых книжек прописана в Правилах ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года и  ст. 66 Трудового кодекса.

Понятие учета движения трудовых книжек в законодательстве не предусмотрено.

Но под ним понимается регистрация трудовых книжек (принятых от сотрудников и оформленных), фиксация фактов их хранения и передачи сотруднику при расторжении с ним трудового договора.

В частности, согласно законодательным требованиям, каждый работодатель должен вести:

  1. Приходно-кассовую книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (она ведется бухгалтерией, куда вписывается количество принятых и отпущенных бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием их стоимости).
  2. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей (она заполняется кадровой службой работодателя).

Особенности организации учета трудовых книжек на предприятии описаны также в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

Главный учетный документ для регистрации и контроля за трудовыми книжками называется журналом (также используется наименование реестр).

Согласно пп. 40,41 Правил ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства РФ от 2003 года №225, в целях организации контроля за движением трудовых книжек на предприятии оформляется специальный журнал или учетная книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Требования

В данном журнале содержится информация относительно трудовых книжек и вкладышей к ним, которые были переданы трудоустроенными сотрудниками и заведены работодателем на лиц, которые впервые устраиваются на работу.

К журналу движения трудовых книжек предъявляются такие требования:

  1. Он должен иметь твердый переплет с прошитыми страницами, так как данный журнал будет эксплуатироваться на предприятии долгое время. После чего он еще будет храниться на предприятии 75 лет.
  2. Каждый лист учетного журнала нумеруется.
  3. На месте сшивки журнала делается запись с указанием прошитых листов и с подписью руководителя.
  4. Журнал должен быть скреплен сургучной печатью и пломбой по ч. 4 п. 41 Правил. Пломба должна захватывать края жгута, которым ранее сшивался журнал. Вместо сургучной печати нельзя использовать мастичную печать.
  5. Журнал учета трудовых книжек заполняется гелевой (шариковой) ручкой с пастой черного, фиолетового или синего цвета.

В настоящее время найти сургучную печать очень проблематично. Поэтому в организациях используется такой способ опечатки учетного журнала: на оборотную сторону книги на концы прошивающего ее шнура приклеивается листок. На нем делается запись «Прошито и пронумеровано … листов. Дата». Здесь же ставится печать организации.

Но нельзя дать гарантии, что этот способ не вызовет претензий со стороны проверяющих.

Сведения, которые содержит книга учета трудовых книжек

В Приказе Министерства труда РФ №69 от 2003 года №69 в Приложении №3 утверждена типовая форма учетного журнала.

На титульном листе указывается наименование компании и дата начала заполнения журнала учета трудовых книжек.

Перед тем как приступать к заполнению журнала, нужно его пронумеровать (поставить номер на каждом листе или странице).

Для учета трудовых книжек предусмотрено 13 столбцов, в котором отображаются такие данные:

  1. Порядковый номер поступившей для хранения трудовой книжки или вновь оформленного документа (1, 2, 3…).
  2. Дата заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
  3. Дата приема сотрудника на работу (столбцы со 2 по 4). Указанные даты могут не совпадать: ведь по закону работодатель оформляет трудовую книжку в течение 5 дней после трудоустройства сотрудника, а когда трудовая оформляется впервые – в течение недели (по п. 8 Правил №225).
  4. Персональные данные владельца трудовой книжки: его фамилия, имя, отчество (полностью без сокращений).
  5. Реквизиты трудовой книжки и вкладыша в нее (их серия и номер).
  6. Должность (в строгом соответствии с приказом о приеме на работу), на которую принимается сотрудник (профессия или специальность работника, на которого была заведена трудовая книжка).
  7. Наименование структурного подразделения, которое будет являться местом работы.
  8. Реквизиты распоряжения работодателя, по которым происходит прием на работу: это приказ о приеме сотрудника в штат. Это поле заполняется исключительно для трудовых книжек.
  9. Подпись лица, которое приняло трудовую книжку под свою ответственность и заполнило ее.
  10. Сумма, которая была получена за заполнение трудовых книжек и вкладышей в них. Если плата не взималась, то поле остается пустым или ставится прочерк.
  11. Дата выдачи трудовой книжки на руки сотруднику (при расторжении с ним трудового договора).
  12. Подпись увольняемого лица, которая подтверждает факт получения им трудовой книжки.

Указанные 13 граф содержат исчерпывающий перечень сведений о трудовых книжках, который необходим для их должного учета. Дополнять их своим столбцами работодателю не следует.

Есть некоторые нюансы, которые необходимо учесть работодателю при заполнении учетного журнала:

  1. Сокращения недопустимы.
  2. При переводе сотрудника на новую должность указанные сведения не переносятся в учетный журнал.
  3. В графе 12 с датой получения трудовой книжки нужно, чтобы эта дата совпала с последним рабочим днем сотрудника. Если же сотрудник не получил трудовую в последний рабочий день, то сюда вносится дата отправки уведомления о необходимости получения трудовой книжки или передачи согласия на ее пересылку.
  4. Если сотрудник отказался расписаться в журнале о получении трудовой книжки, то об этом составляется специальный акт, который прикладывается к журналу.

Сам журнал можно приобрести в специализированном магазине либо скачать и распечатать готовую форму. Образец журнала учета трудовых книжек по утвержденной форме можно скачать здесь.

Кто заполняет журнал

Журнал учета трудовых книжек на предприятии заполняет лицо, которое является ответственным за их учет и хранение в компании. Обычно это специалист кадровой службы, секретарь или бухгалтер.  В небольших компаниях такие полномочия берет на себя сам руководитель.

При этом, согласно законодательным требованиям, все связанные с трудовыми книжками действия могут осуществлять только ответственные лица, назначенные приказом руководителя. Именно они ведут учет и обеспечивают должное хранение трудовых книжек.

Правила заполнения

Записи в учетный журнал вносятся аккуратно для обеспечения их читабельности. Вся информация здесь должна быть точной и достоверной.

При необходимости внесения правок в журнал учета они делаются по правилам, действующим для самих трудовых книжек. Вначале сотрудник указывает, что ошибочная запись является недействительной. Эта заметка заверяется подписью и печатью организации. После чего нужно сделать новую правильную запись.

Главное, что не нужно зачеркивать запись и замазывать ее корректором.

В остальном особых правил заполнения журнала не предусмотрено. документа определено на законодательном уровне и дополнительные данные в него не вносятся.

Обычно у специалистов кадровой службы не возникает сложностей при ведении журнала учета трудовых книжек.

Хранение

Книга учета трудовых книжек не оформляется заново каждый год. Новая книга заполняется работодателем только в случае нехватки места в старой. Таким образом, один журнал в небольших компаниях может использоваться достаточно длительное время.

Отдельных требований относительно того, где следует хранить журнал учета, в законе не содержится. Это должно быть место, в которое невозможно обеспечить доступ третьих лиц (например, сейф).

После полного заполнения страниц учетного журнала он передается на хранение в архив. Здесь он должен храниться 75 лет, согласно п. 695 Перечня из Приказа Минкультуры от 2010 года №558.

Именно длительное использование одного журнала указывает на то, что бланк документа должен быть качественным: обложка – твердой, а листы – надежно прошитыми.

Ответственность за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае когда компания не ведет учетную книгу, то если при проверке этот факт откроется трудовым инспекторам, то работодателя могут привлечь к административной ответственности.

По ст. 5.27 КоАП за подобного рода правонарушения предусмотрен штраф до 50 тыс. р. Минимальный штраф для ИП составляет 1000 р., для организаций – 30 тыс. р.

Аналогичные штрафные санкции грозят работодателю и за отсутствие журнала учета или за его неправильное ведение.

Практика показывает, что в спорах суды поддерживают трудовых инспекторов по вопросу выбора меры пресечения за грубые ошибки в учетном журнале.

Именно поэтому работодателю стоит максимально ответственно подходить к оформлению и ведению учетного журнала.

Таким образом, журнал учета трудовой книжки представляет собой документ строгой отчетности, в котором содержится весь перечень сведений относительно движения трудовых книжек на предприятии.

Форма такого журнала и порядок его ведения утвержден на законодательном уровне в Приложении №3 Инструкции №69 от 2003 года. Ведение учетного журнала – это не право, а обязанность работодателя, которая закреплена за ним п. 40 Правил №225.

В архив допускается передавать только полностью заполненный журнал, где он должен храниться 75 лет.

Загрузка…

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/zurnal-uceta.html

Книга учета движения трудовых книжек 2021 | Скачать образец

Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

  1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
  2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
  3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
  4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
  5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

  • название документа;
  • количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
  • дату начала ведения журнала;
  • подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Порядковый номер столбца
1Проставляется порядковый номер записи
2, 3, 4Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ
5Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью
6Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее.При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.Реквизиты могут отличаться в зависимости от года выпуска бланка:с 1938 до 1974 – унифицированные формы не имели серии и номера, поэтому при заполнении реквизитов нужно проставить прочерк или запись «б/н»;с 1974 по 2003 – выпускались трудовые книжки серий AT-I – АТ-X с 7-значным номером;с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков
7Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания)
8Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник
9Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк
10Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала
11Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка.Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк
12Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации.Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска)
13В зависимости от ситуации:
  • проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
  • заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
  • указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

  1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
  2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
  3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

  • предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
  • предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек

Источник: https://nalog-spravka.ru/kniga-ucheta-dvizheniya-trudovyx-knizhek.html

Правила оформления книги учета трудовых книжек

Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал учёта трудовых книжек – документ, хранящий информацию о работниках, сотрудниках конкретной организации и их трудовых книжках. Компания обязуется иметь реестр сотрудников, контролировать передвижения их документов.

Ведением журнала занимаются кадровики, бухгалтера, которые несут ответственность за правдивость информации, ориентируются на федеральное законодательство.

Закон контролирует процесс ведения журнала, информация вносится по каждому работнику в индивидуальном порядке.

Основные требования к заполнению журнала

Работодатель обязуется вести контроль приёма трудовых книжек. Правовая и нормативная база процесса ведения журнала находится в трудовом законодательстве.

Кодексом контролируется и процесс получения работодателем бланка книги, требует выполнения конкретных правил:

  1. Приходно-расходная книга – ведёт учёт основной документации, бланков. Документ ведёт бухгалтерия, вписывает принятые и отпущенные бланки новых сотрудников, вкладыши с указанной стоимостью.
  2. Книга учёта движения документации, вкладышей. Документ ведёт кадровый специалист. Единая форма книги, установленная трудовым законодательством, имеет единые формы для заполнения.

Работодатель, бухгалтерия имеют право выполнять ряд правовых действий с осуществлением учёта документов.

Так, к основным обязательствам относится:

  • сбор трудовых книг;
  • выдача новой книги при первичном поступлении сотрудника на работу;
  • заполнение титульной страницы в соответствии с требованиями законодательства;
  • фиксирование сведений о наградах, всех местах работы;
  • хранение документа исключает возможность уничтожения, потери, просмотра бумаг чужими физическими лицами;
  • вносятся записи об увольнении;
  • документ выдаётся родственникам при непредвиденных обстоятельствах.

Учёт документации сопровождается конкретными правилами, законами, что позволяет правильно вести контроль документации. Титульный лист заполняется бухгалтерией при поступлении на работу первый раз. Документация ведётся тщательно, новая информация регулярно вносится в документ с требуемыми поправками.

Требования к ведению книги учёта

Ведение документации должно соответствовать установленным правилам и требованиям.

Трудовой кодекс содержит общепринятые и установленные рекомендации:

  • документы в книге должны иметь свой номер, вкладыши также имеют нумерацию;
  • вся документация прошнуровывается;
  • руководитель ставит печать и подпись на журнале;
  • на книге учёта ставится пломба.

Это почти начальные знания, которыми должен располагать кадровик.

Книга учёта трудовых книжек имеет конкретные правила ведения, требования соблюдаются согласно предлагаемой инструкции. Правила и нормативы хранятся в трудовом законодательстве.

Единых установленных правил к тому, как прошить книгу, нет. При проведении процесса ориентируются на общие установленные нормативы, требования. Общие правила предполагают оставлять часть шнура для удобства становления печати или пломбы. Если концы нитки будут короткими, процедуру необходимо повторить сначала.

Сургучной печати может не быть для подтверждения легальности документа, поэтому используют лист с соответствующей записью и печатью. На листе указывают текущую дату, количество листов, после работодатель ставит свою подпись и печать компании.

Правила заполнения журнала

Не существует едино принятых правил для заполнения и ведения, но имеются общепринятые рекомендации, которые соблюдаются. Министерство труда контролирует процесс своевременного внесения сведений и изменений.

Сведения, что должны быть зафиксированы журналом учёта:

  1. Паспортные данные сотрудника, порядковая нумерация записей, дата приёма на место работы, заполнение вкладыша в книге.
  2. Серия, номер данных о книге, вкладышах.
  3. Занимаемая должность новым сотрудником, полное название должности, которую будет занимать новый сотрудник.
  4. Сведения о приказе, решением которого работник был принят на занимаемую должность.
  5. Бухгалтер ведёт книжку.
  6. Дата получения трудовой работником при расторжении договора. Сотрудник обязуется написать расписку о том, что он получил документ на руки.

Общие законные основания заполнения журнала учёта устанавливаются государственными контролирующими органами. Рекомендации по заполнению имеются в нормах трудового законодательства о ведении документации трудовой деятельности.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей предполагает заполнение согласно установленным правилам не только законодателем, но и инструкцией по делопроизводству в компании. Как правило, инструкцию составляет начальник канцелярии или кадрового отдела.

Единых правил нет, но документы заполняются с учётом всех требований контролирующих органов. Фиксировать необходимо деятельность сотрудника, его передвижения, получения нового статуса, расчёт.

Общие характеристики книги

Журнал регистрации должен соответствовать общим требованиям к внешнему виду, характеристикам, установленным законодателем.

Важным показателем является длительность хранения документа не менее 75 лет с момента регистрации. Книга учёта хранит информацию о передвижениях документов, передачу сведений в кадастровую службу, первую информацию при поступлении на работу.

Если сотрудник поступил в организацию с книжкой, вкладышами, то регистрируют только книжку. Вкладыш не входит отдельной строкой в журнал учёта.

Журнал должен отвечать ряду конкретных требований:

  1. Твёрдый переплёт – обязательное условие для длительного хранения книги. Журнал находится в постоянном пользовании бухгалтерией, что приводит к быстрой утрате надлежащего вида.
  2. Страницы книги нумеруются изначально до момента её заполнения.
  3. Журнал пломбируется и прошнуровывается, согласно правилам ведения трудовых книг.
  4. Запись на последней странице книги выступает подтверждением легальности документа. Указывается количество страниц, что подтверждается подписью, печатью работодателя.

Обложка отображает точные данные об организации, сроке эксплуатации книги.

Законом установлены единые правила для общих характеристик журнала. Длительное хранение книг обуславливает возможность предоставления необходимой информации спустя короткий промежуток времени.

Ответственность при нарушении в заполнении

Порядок заполнения документации контролируется государственной инспекцией. При возможных нарушениях и/или несоответствии сведений действительности руководителю грозит ответственность и штрафные санкции. Законом предусмотрена административная ответственность для руководителя при несоответствии данных.

Государственные инспектора обращают внимание на:

  • соблюдение правил ведения журнала учёта;
  • учёт движения трудовых книг;
  • наличие исправлений, погрешностей в бумагах;
  • ложные сведения.

При наличии неточностей, недостоверных сведений или при выявлении нарушений правил ведения журнала государственная комиссия выясняет обстоятельства дела. После того, как было выяснено, почему возникло нарушение установленных правил, виновника наказывают. Чтобы устранить подобные явления, необходимо тщательно соблюдать правила, нормативы ведения бумаг.

Оформление журнала учёта требует соблюдения правил и законов. При несоответствии данных следует череда проверок, разбирательств, штрафные санкции.

Регистрация трудовых книжек

Основным инструментом выступает контроль над журналом передвижений. Организация, которая занимается какой-либо деятельностью, обязуется иметь в номенклатуре реестр трудовых книг.

Его наличие обусловлено правилами трудового законодательства.

Образец журнала, утверждённый Минтруда, снабжён дополнительными приложениями в виде наглядного примера внешнего вида журнала и правил его заполнения.

Законом установлено, что заниматься деятельностью по отношению ведения трудового реестра может физическое лицо, которое имеет полномочия, делегированные руководителем предприятия. Должностное лицо выпускает приказ, обозначая в нём правила, обязанности и ответственность кадрового работника предприятия.

Должностное лицо обязуется выполнять такие действия:

  • заниматься текущим ведением документации;
  • контролировать процесс передвижения трудовых книг и их вкладышей;
  • производить выдачу трудовых книг.

За допущенные ошибки при заполнении журнала кадровика могут снять с занимаемой должности. Сведения должны вноситься внимательно относительно каждого случая. Нумерация листов, подшивка и опломбирование проводится руководящим или доверенным лицом.

Движение трудовых книжек

Журнал учёта, выдачи трудовых книжек – единая база всех сотрудников компании, организации, которая состоит из информации о должностных назначениях, карьерном росте, повышении, расчёте с занимаемой должности.

Законодатель объясняет, что фиксирование движения трудовых книг позволяет проследить трудовой путь каждого гражданина.

Это своего рода история каждой должности работника:

  1. Трудоустраиваясь, работник принимается в штат выбранной организации. Трудовая книжка регистрируется по месту нового места работы.
  2. Если физическое лицо впервые выходит на работу, работодатель, принимающий работника, выдаёт ему трудовую книгу, заполненную надлежащим образом.
  3. Фиксируется факт нахождения документов в единой базе.
  4. Отражается дата выдачи документа работнику при расторжении договора и увольнении с места деятельности.

Исправления в трудовой документации предусмотрены законодательством и подкрепляются соответствующим приказом от руководителя по отношению к конкретному случаю. Предоставление информации из документов допускается только собственнику или доверительному лицу, имеющему подтверждающий документ.

Выписка из трудовой представляется по запросу владельца по месту требования, документ хранится в архиве длительное время, что необходимо при утрате или потере бумаг, становлении на пенсию по выслуге.

Прошивка документов совершается после внесения их в единую базу организации, что обусловлено законом. Пример оформления, способы сшивать журнала учёта находятся в интернет ресурсах, официальных сайтах.

Предназначение журнала регистрации

Правильное становление на рабочий учёт проходит каждый сотрудник при оформлении на новое место работы. Новый работник, поступая на работу, отдаёт трудовую книгу в кадровый отдел, после чего происходит оформление гражданина, приём в штат. Законодательные органы обязывают работодателей вести журнал учёта трудовых книжек.

Учёт необходим как заполненным трудовым книгам, так и бланкам, по которым будет проводиться выдача документа.

Сведения хранятся во внутреннем журнале каждой организации, который выступает официальным документом.

Книга контроля имеет свои нюансы:

  • заполнять документ имеет право только назначенное лицо;
  • все передвижения фиксируются в реестре;
  • трудовая деятельность каждого сотрудника должна быть отображена в журнале учёта.

Прошивать журнал обязательно, так как это реестр хранения сведений, и он требует надлежащего оформления. Пользование реестром предполагает контроль всех работников, фиксирование награждений, длительность занимаемой должности.

Унифицированный образец позволяет качественно и быстро вести необходимые записи. Журнал обязан быть на каждом предприятии для быстрой проверки сотрудников и для контроля их деятельности.

Основные аспекты ответственности

Внесение сведений в журнал учёта не требует познаний в трудовом законодательстве. Однако ознакомиться с инструкцией заполнения журнала всё же стоит.

Самое главное – чётко следовать установленным правилам:

  • обязательная регистрация всех новых трудовых книжек;
  • чётко фиксировать дату становления;
  • указывать занимаемую должность в соответствии со штатными указаниями;
  • регистрация полной расшифровки инициалов работника, без сокращений.

Книга ведётся как руководителями крупных организаций, так и частными предпринимателями. Сведения о поступлении на работу и увольнении с места трудовой деятельности фиксируются единым документом по принятому образцу.

Журнал – обязательный документ, его отсутствие – нарушение, которое грозит штрафами и административной ответственностью. Организация может выплатить штраф до 50 000 рублей за отсутствие требуемой документации.

Учёт трудовой деятельности каждого гражданина предусмотрен трудовым законодательством страны. Ведение документации основывается на Трудовом кодексе, имеет общие характеристики, основные требования к оформлению.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/zhurnal-uchyota

Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец

Правила ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним

В соответствии с ТК РФ, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Зачем нужна книга регистрации трудовых

Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).

Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.

Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.

https://www.youtube.com/watch?v=BjY6cGKyZic

Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.

В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.

Образец ведения журнала трудовых книжек

Журнал ведения трудовых образец

Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.

Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.

Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.

С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Скачать унифицированную форму журнала учета трудовых книжек

Учет трудовых на предприятии — инструкция по заполнению

Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.

  • 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
  • 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
  • фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
  • шестая колонка отводится для серийного номера.

Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.

Книга учета движения трудовых книжек образец

  • в графу 7 вноят запись о должности согласно штатному расписанию;
  • 8 – наименование отдела организации;
  • 9 – основании принятия на работу: номер и дата приказа о зачислении в штат;
  • в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;
  • 11 – сумма, полученная от сотрудника за бланк, выдаваемый предприятием, когда оформление осуществляется впервые. Если организация полностью берет на себя расходы по приобретению таковых, в графе ставят прочерк.
  • 12 и 13 – даты выдачи документа при увольнении и подпись работника в получении.

Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок

Образец как исправить ошибки

Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.

Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:

  • Зачеркивание неправильной фразы. Напротив ставится пометка «исправленному в такой-то графе верить», дата и подпись уполномоченного лица.
  • «Запись не действительна». Следом пишут нужную информацию. Дополнительно не заверяется.

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек

Если на предприятии имеется отдел кадров, таким сотрудником назначается его начальник. В небольших организациях ответственность специальным приказом возлагается на любого работника – секретаря или бухгалтера.

Источник: https://ktovdele.ru/zhurnal-ucheta-trudovyx-knizhek.html

Юрист расскажет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: