План работы архива организации на год образец заполненный

Содержание
  1. План работы архива на год
  2. Хранение документов
  3. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам
  4. Комплектование архива
  5. Обеспечение сохранности документов
  6. Использование документов
  7. План работы архивариуса на месяц. Планирование работы архива. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
  8. Планирование работы архива
  9. 2. порядок работы архива
  10. 10.2. планирование работы и отчетность архива
  11. Форма годового плана работы архива
  12. План работы архивариуса на год образец
  13. Годовой план работы архива организации пример заполнения. План работы архивариуса на год образец. Обеспечение сохранности документов – Граждан вопрос
  14. Какие можно совершать действия при наличии доверенности на счет в банке?
  15. Когда прекращается действие документа?
  16. Планирование работы и отчетность архива. План работы архивариуса на год образец
  17. 10.3. Контроль за состоянием хранения
  18. 10.4. Выполнение платных работ и услуг
  19. Годовой план работы архива. План работы архивариуса на год образец. Планирование работы архива
  20. Организация работы ведомственного архива
  21. Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива
  22. Учетные документы архива предприятия
  23. Состав документов архива предприятия
  24. Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия
  25. План работы архива организации
  26. Организация использования документов ведомственного архива
  27. И напоследок
  28. Консультация юриста
  29. Как составить план работы архива организации. План работы архивариуса на год образец. Контроль за состоянием хранения

План работы архива на год

План работы архива организации на год образец заполненный

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

  • хранение документов;
  • учет документов;
  • комплектование архива;
  • обеспечение сохранности документов;
  • использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

  • количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
  • количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

  • документы должны быть сброшюрованы;
  • листы в деле должны быть пронумерованы;
  • должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

  • санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
  • снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
  • контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

  • для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
  • для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

МесяцДополнительные виды работ
Январь
  1. Подготовка и передача в структурные подразделения информации о необходимости подготовить документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив (в виде служебных записок, выписки из приказа руководителя, распоряжения председателя экспертной комиссии и др.*).
  2. Передача в структурные подразделения номенклатуры дел отделов для формирования и ведения делопроизводства**.
  3. Прием закрытых производством дел в архив на основании передаточных актов (описей)***.
  4. Составление отчета о работе архива за IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.) и за год
ФевральПроверка состояния сохранности документов на электронных носителях  для технических архивов
МартПроверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование
АпрельСоставление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.))
МайПроверка состояния сохранности документов на бумажных носителях
Июнь
  1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/6_2015/plan_arhiva/

План работы архивариуса на месяц. Планирование работы архива. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

План работы архива организации на год образец заполненный

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Планирование работы архива

План работы архива состоит: из введения; текстовой части — перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей; расчетной части (основных показателей плана работы на год); предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы). Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления. Бюджет рабочего времени — это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению.

Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ — годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть.

2. порядок работы архива

Плановый прием документов в архив. 2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел. 3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат. 4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел). 6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов. 1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

10.2. планирование работы и отчетность архива

Наименование мероприятий Срок выполнения Объем работ Ответственный за исполнение Примечание 1. Правовое и организационное обеспечение работы архива 1.1.

Организовать в соответствии с административными регламентами: — исполнение запросов российских и иностранных граждан, лиц без гражданства; — осуществление контроля над исполнением социально-правовых запросов В течение года А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.2.

Подготовить мониторинг об исполнении запросов граждан и учреждений 2 раза в месяц А.Ю.Попова М.Б.Полякова 1.3. Подготовить проект распоряжения об утверждении графика работы с предприятиями Декабрь А.Ю.Попова 1.4.

Информировать Агентство по делам архивов Пермского края о ходе реализации инвестиционного проекта «Реконструкция помещений для муниципального архива администрации Александровского муниципального района» Постоянно в течение года А.

Ю.Попова 1.3.

Форма годового плана работы архива

Внимание

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ. Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение.

Об архиве Об архиве Руководство архива Режим работы Новости Пресс-центр Научный совет Что у нас есть? Как пользоваться архивом? История архива Оценка качества предоставления услуг Услуги Бесплатные услуги Платные услуги Госуслуги Читальный зал Режим работы читальных залов Правила работы в читальных залах Бланки Каталог Каталог фондов Обзор фондов Путеводитель по фондам Поисковая система Библиотека Проекты Поколения Пермского края АрхиFFест Ночь в архиве Издания Выставки Фото дня Конференции День в истории Статьи и публикации День муниципалитета Пантеон героев Открытая книга отзывов 100-летие архивной службы России Образование и наука Школьникам и студентам Работникам образования Исследователям Повышение квалификации Документы Документы Устав архива План работы архива Противодействие коррупции Вакансии Контакты Использование материалов сайта без согласования с ГКБУ ГАПК запрещено.

План работы архивариуса на год образец

Источник: https://art4soul.ru/protiv-sobstvennosti/plan-raboty-arhivariusa-na-mesyac-planirovanie-raboty-arhiva/

Годовой план работы архива организации пример заполнения. План работы архивариуса на год образец. Обеспечение сохранности документов – Граждан вопрос

План работы архива организации на год образец заполненный

Доверенность на распоряжение банковским счетом выдается представителю или ответственному лицу по распоряжению средствами владельца.

Поверенный имеет право распоряжаться и выполнять денежные операции по указанию доверителя. Такой вид доверенности может выдать любой гражданин Российской Федерации, при условии совершеннолетия, дееспособности и наличия вклада в банке.

У владельца банковского вклада может быть несколько поверенных. Клиент имеет право при наличии нескольких вкладов оформить на одного человека все разрешения (это часто практикуется при оформлении в вопросах грузоперевозок, или при на физическое лицо).

Какие можно совершать действия при наличии доверенности на счет в банке?

  • Получение выписок со счета или другой документации о состоянии или операциях с банковским вкладом владельца;
  • Перевод средств со счета доверителя на любой другой банковский счет;
  • Внесение или снятие средств с банковского вклада владельца;
  • Поверенный имеет право заключать любые договора с банковскими вкладами или счетами владельца;
  • Получение и снятие со счета процентов, компенсаций, подаренных средств, средств, полученных во время акций и т. д.;
  • Закрытие вклада и расторжение договора с банком;

Самое главное, что следует знать владельцу – поверенный имеет право полностью распоряжаться вкладом доверителя в банке. Именно поэтому владелец должен обсудить с поверенным возможные операции и в документе точно и подробно описать возможности ответственного лица. При отсутствии списка полномочий, банк предоставляет все возможности поверенному.

Когда прекращается действие документа?

Статья 186 Гражданского Кодекса Российской Федерации указывает, что срок действия доверенности на распоряжение банковским вкладом не может превышать трех лет. Срок действия начинается с момента даты выдачи. Дата должна быть указана прописью в документе, иначе он будет признан недействительным.

Если владелец банковского вклада не указывает в доверенности конкретный срок ее действия, то продолжительность ее составляет год. Об этом нотариус устно сообщает сторонам.

По статье 857 ГК РФ, банки гарантируют конфиденциальность данных вкладчиков, поэтому по статье 847 ГК РФ вкладчик обязан лично принести документы для получения доверенности на распоряжение банковским счетом в банк.

Клиенты банковских учреждений часто сталкиваются с необходимостью управления собственными средствами посредством доверенных лиц в независимости от того является клиент юридическими лицом, индивидуальным предпринимателем или же частным вкладчиком. В таких случаях требуется составление доверенности в банк. Очень важно правильно составить документ, чтобы финансовая операция, указанная в нем, была проведена верно, а доверительное лицо не имело возможности превысить переданные полномочия.

Доверенность в банк оформляется у нотариуса или у банковского менеджера. Также можно продублировать эти документы: оформить один из них непосредственно в банке, а потом еще и у нотариуса. Стоит отметить, что доверенность у нотариуса принимается финансовыми учреждениями даже с большой охотой, чем внутрибанковские.

Однако тут стоит учитывать факт, что вместе с такой доверенностью необходимо предоставлять и ксерокопию паспорта доверенного лица, а также потратить некоторое время на проверку подлинности и достоверности паспортных данных.

Так что в случаях, когда, например, у физического лица заканчивается срок вклада, управление которым он планирует доверить иному физическому лицу, то о составление доверенности в банк следует позаботиться заранее.

Также стоит отметить, что внутрибанковские доверенности составляются по единому образцу и являются либо разовыми, либо на осуществление какого-то одного вида банковской операции (снятие средств, закрытие счета, доступ к сейфовой ячейке, например).

Чаще доверенность в банк оформляют индивидуальные предприниматели, а также юридические лица, ведущие обширную бухгалтерию и сдающие большие объемы выручки. В таких случаях оформляются доверенности на пополнение счета, а также на получение выписок в банке.

Процедура составления банковской доверенности для юридических лиц несколько отличается от процедуры выдачи аналогичного документа физическими лицами. Так, руководитель организации или индивидуальный предприниматель подписывает договор банковского обслуживания.

После того, как он заполнит карточку с образцом своей подписи, которая будет принята банком, он имеет право визирования любых видов документов, направляемых в учреждение.

Следовательно, внутрибанковская доверенность выдается руководителем юридического лица или частным предпринимателем лично.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

Доверенное лицо, в свою очередь, также обязано заполнить банковскую карточку с образцом своей подписи. Доверенность в банк от юридического лица или частного предпринимателя подается с подписью его руководителя и печатью (при ее наличии).

Оборот доверенности в банк, также как и других доверенностей (на проведение технического осмотра автомобиля, например) регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, в частности ст.ст. 185-189, а также законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Срок действия банковской доверенности составляет, как правило, до одного года и определяется доверителем.

Источник: https://room-frames.ru/dismissal/gotovyi-plan-raboty-arhiva-predpriyatiya-plan-raboty.html

Планирование работы и отчетность архива. План работы архивариуса на год образец

10.2.1.В архиве составляются: годовой планработы (приложение 46),план-график приема дел в архив.

10.2.2.Годовой план составляется с указаниемконкретных видов работ.

10.2.3.План-график приема дел в архивсогласовывается со структурнымиподразделениями и утверждаетсяруководителем организации.

10.2.4.По итогам работы архивом составляетсяотчет о выполнении годового плана,планов-графиков, а также сведения овыполнении мероприятий, не включенныхв годовой план. Последние отражаются вконце отчета, при необходимостисамостоятельным разделом.

10.2.5.Учет труда в архиве ведется в табелеучета рабочего времени и в дневникахучета труда. При расчете норм временина основные виды архивных работ архивымогут руководствоваться Межотраслевымиукрупненными нормативами времени наработы по документационному обеспечениюуправления.

10.3. Контроль за состоянием хранения

документови их организацией в делопроизводстве

структурныхподразделений

10.3.1.Архив проводит проверки состоянияхранения документов и их организациив делопроизводстве структурныхподразделений не реже одного раза вгод, как правило, перед передачей дел вархив.

Организация проверок должнавходить составной частью в годовой планработы архива.

В целях осуществлениякачественного анализа состояния иконтроля за работой с документамиархивом ведется карточка учета работыс организацией (приложение47).

Руководителиорганизации или структурного подразделениядолжны быть заранее поставлены визвестность о проведении проверки.

Поитогам каждой проверки составляетсясправка или докладная записка на имяруководителя организации, в которойотражается существующее положение инамечаются меры по ликвидации недостаткови улучшению работы.

Свыводами проверки должны быть ознакомленынепосредственные исполнители ируководители соответствующегоструктурного подразделения.

10.3.2.Центральный архив федерального органавласти и органа власти субъекта РоссийскойФедерации, центральный отраслевойархив, отраслевой архив органа управлениясубъекта Российской Федерации всоответствии с положениями о нихосуществляют контроль за состояниемархивов и организацией документов вделопроизводстве подведомственныхорганизаций.

10.4. Выполнение платных работ и услуг

Архивдля привлечения внебюджетных средствимеет право в установленном порядкевыполнять платные работы и услуги,которые осуществляются без ущерба дляреализации его основных функций.

Номенклатураплатных работ и услуг, выполняемыхархивами, утверждается руководителеморганизации.

Архив на основе номенклатурыс учетом условий своей деятельности(состава и содержания хранящихсядокументов) может разрабатывать переченьплатных работ и услуг, более детальноопределяющий виды работ, производственныхопераций и исполнителей.

Данный переченьутверждается руководителем организациипо представлению руководителя архива.Виды и объемы платных работ и услугвключаются в план работы архива на год.

Привыполнении платных работ и услуг илисовместных работ отношения архива состоронними организациями и потребителями,в том числе зарубежными, должнызакрепляться договором.

Ценына платные работы и услуги утверждаютсяруководителем организации по представлениюруководителя архива.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

1.1. В целях улучшения физического состояния дел планируется:

1.1.1. Подшивка дел, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 24 ед. хр.;

1.1.2. Подшивка дел при проведении научно – технической обработки документов – 1 018 ед. хр.;

1.1.3. Подшивка описей – 120 описей.

1.1.4. Нумерация листов после проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 1 350 листов.

1.1.5. Нумерация дел с составлением листов-заверителей при научно-технической обработке документов – 33 075 листов.

1.1.6. Оформление обложек дел после проведения проверки наличия и физического состояния дел и при научно-технической обработке – 550 обложек.

1.1.7. Дезинфекция документов, выявленных в процессе проведения проверки наличия и физического состояния архивных документов – 10 ед. хр. (1 500 листов)

1.1.8. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов – 5762 ед. хр.

1.1.9. Осуществление контроля за температурно-влажностным режимом в архивохранилище – 714 наблюдений.

1.1.10. Обеспыливание связок с выемкой документов – 800 связок (5762 ед.хр.).

Источник: https://www.newslifebologoe.ru/planirovanie-raboty-i-otchetnost-arhiva-plan-raboty-arhivariusa-na.html

Годовой план работы архива. План работы архивариуса на год образец. Планирование работы архива

размер шрифта

Источник: https://grazhdanvopros.ru/godovoj-plan-raboty-arhiva-organizacii-primer-zapolnenija-plan-raboty-arhivariusa-na-god-obrazec-obespechenie-sohrannosti-dokumentov.html

Организация работы ведомственного архива

План работы архива организации на год образец заполненный

Здесь мы предлагаем вашему вниманию пошаговое руководство по восстановлению или организации работы архива предприятия с нуля в тех случаях, если данная деятельность осуществлялась ненадлежащим образом или же не осуществлялась вовсе. Данная инструкция проста и доступна, в ней мы подробно объясним, что необходимо сделать, если вам поручено вести ведомственный архив, а вы не представляете, с чего нужно начинать.

Нормативно-методическая база по организации работы ведомственного архива

Без нормативно-методических документов, регламентирующих ведение архивного дела, обойтись не удастся.

Поэтому вам следует заглянуть в список, где приведены комментарии по их использованию, там вы найдете минимальное количество нормативных документов, которые всегда должны находиться в ведомственном архиве под рукой у сотрудников.

Это необходимо также и в том случае, если обработка документов будет проводиться при помощи сторонних специалистов.

Если на вашем предприятии производится комплектование документов для муниципального или государственного архива, то есть осуществляется передача туда бумаг на постоянное хранение, то вы сможете контактировать с куратором данного архивного учреждения, который может проконсультировать вас по многим вопросам, и вы почерпнете у него массу полезной информации.

Обычно архив организации является частью службы делопроизводства, то есть секретариата, канцелярии, общего отдела и пр. При наличии большого объема документации, ведомственный архив можно организовать в качестве отдельного структурного подразделения.

Работу проводят на основании положения об архиве организации. Если его еще нет, то следует разработать данный документ на основе примерного положения об архиве, которое утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 г. №176. Чтобы облегчить свою задачу, вы можете взять за образец тот пример, который мы приводим на своем сайте.

Должностная инструкция сотрудника, ответственного за архив предприятия, должна содержать информацию о видах осуществляемых им работ, а также его права и обязанности.

Архивные документы организации, как правило, хранятся в специально приспособленных для этого помещениях, оборудованных в соответствии с нормативными требованиями.

Небольшие организации, в которых в течение года образуется лишь небольшое количество дел, архивные документы могут храниться в том же помещении, где располагается служба делопроизводства, однако в металлическом шкафу, который не только запирается, но и может быть опечатан.

Учетные документы архива предприятия

Если вы создаете архив не с нуля, то необходимо проверить наличие в вашем архиве уже составленных учетных документов. Независимо от конкретной ситуации вам следует понимать, какие установленные формы для учета документов в архиве организации нужно вести в соответствии с актуальными нормативными требованиями. На нашем сайте вы найдете полезную статью по этой тематике.

Если вы нашли в архиве дело фонда, а также описи дел, это очень хорошо. Их изучение поможет вам разобраться с составом и количеством архивной документации. Для ведения ведомственного архива также необходимо наличие номенклатуры дел за последние годы.

Состав документов архива предприятия

На основании соответствующего положения в архив предприятия поступает следующая документация, завершенная отделом делопроизводства:

  • Документы постоянного хранения, которые обычно формируются только у тех организаций, которые передают документацию на государственное хранение. Прочие же компании могут не иметь таких документов, так как вправе устанавливать десятилетние сроки хранения и более. Зачастую вместо постоянного хранения в компаниях применяют вариант хранения «до ликвидации организации».
  • Документы по личному составу.
  • Документы временного хранения со сроком более 10 лет, если они имеются в организации.
  • Документы временного хранения со сроком менее10 лет достаточно редко передаются в архив, это может проводиться лишь по решению руководителя фирмы, например, из-за того, что недостает места для хранения этих документов в структурных подразделениях компании.

Проверка наличия и состояния дел в архиве предприятия

Если вам необходимо принять дела от другого сотрудника, составляется акт приема-передачи дел. Это осуществляется в ситуации смены ответственного за архив, в котором проводят прием-передачу архивных документов, а также при изменении справочного аппарата, помещения или оборудования архива.

Если у вас на руках не тот ведомственный архив, который создается с нуля, и в нем уже находятся те или иные документы, вам понадобится проведение проверки наличия и состояния имеющихся в нем дел. Эта процедура проводится для того, чтобы установить соответствие их состава и количества по факту и по учетным формам.

Другими словами, проводится сравнение описания, стоящего на обложке дела, с описанием, имеющимся в архивных описях. Если все совпадает – прекрасно, если же будут выявлены различия, их необходимо будет устранить. В процессе такой проверки следует оформить акт установленной формы.

Готовые акты необходимо будет разместить в деле фонда.

План работы архива организации

Когда наступит момент составления плана работы ведомственного архива, необходимо будет рассмотреть, что в этот план включается.

Если это необходимо, вы можете запланировать восстановление учетных документов. Особое внимание необходимо уделить описям дел. В случае отсутствия этих документов, их следует завести. Описи дел тех документов, которые будут передаваться на государственное хранение, будут находиться в госархиве, а потому вы можете сделать копию и для своей организации.

Необходимо будет установить, каким документам необходима обработка и упорядочения, а какие – подлежат уничтожению в связи с истечением срока их хранения. Чтобы разобраться с этим, вам следует изучить номенклатуру дел предприятия.

Существующие нормы предполагают, что документы постоянного хранения, документы по личному составу, а также те, которые имеют срок хранения более 10 лет, не позднее, чем через три года после того как будет завершено делопроизводство, должны подвергнуться полному оформлению, то есть быть подшиты в твердую обложку. Обработка документов с научно-технической точки зрения весьма трудоемкая, и для нее необходимы специальные навыки. Именно поэтому ее могут проводить не только сотрудники предприятия, но также и сторонние специалисты, с которыми заключаются соответствующие договора на оказание услуг.

Следует составить график приема дел в архив предприятия от каждого структурного подразделения, который должен быть согласован с руководителями данных структурных подразделений.

Если в организации документы также передаются на государственное хранение, желательно проконсультироваться по вопросам сроков, порядка передачи и т.д. с куратором госархива.

Организация использования документов ведомственного архива

Необходимо будет провести организацию использования документов архива фирмы, если наступит практическая необходимость. На основании своей заявки сотрудник организации может получить нужное дело на срок до 30 дней, но при необходимости этот срок можно продлить еще на 30 дней.

В особой форме под названием книга выдачи дел из хранилища, ставятся отметки о получении, а затем о возвращении каждого конкретного дела. На место выданного архивного дела должна вкладываться карта-заместитель.

Хотя на практике в организациях с небольшим объемом использования архивных документов последнее требования чаще всего не применяется.

Мы рекомендуем проводить оформление выдачи дел из архива только при помощи книги выдачи дел из хранилища с условием росписи получателя за получение конкретного дела. Посторонние лица не должны быть допущены к делам архива, так как всегда следует помнить о том, что на вас лежит персональная ответственность за сохранность документов.

Какие непредвиденные ситуации могут возникнуть? Нет ничего страшного в том, если вас попросили быстро просмотреть дело, причем оно не было вынесено из помещения архива, и в данном случае можно пренебречь бюрократическими процедурами.

Однако, если дело выносят из архива, пусть даже на небольшой срок, например, чтобы сделать ксерокопию, всегда могут возникнуть непредвиденные ситуации, и в результате дело исчезнет, и со временем вы даже не сможете вспомнить, у кого его нужно искать.

И напоследок

У сотрудника архива должна быть соответствующая квалификация, чтобы проводить следующие работы:

  • Проверка формирования и оформления дел в структурных подразделениях, которая также включает осмотр состояния хранения документов, в ходе которого составляется соответствующая справка или докладная записка на имя руководителя.
  • Оказание помощи сотрудникам структурных подразделений компании при работе с документами.
  • Участие в создании номенклатуры дел предприятия, а при необходимости также и в разработке нормативно-методической базы архивного дела и делопроизводства фирмы.

Мы надеемся, что данная статья была вам полезна, и вы успехом будете применять полученные знания в работе!

Консультация юриста

Источник: https://delo-pro.ru/arxivnoe-delo/organizaciya-raboty-vedomstvennogo-arxiva.html

Как составить план работы архива организации. План работы архивариуса на год образец. Контроль за состоянием хранения

План работы архива организации на год образец заполненный

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений.

К таким органам относятся: — экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива; — научный совет (для координации исследовательской и издательской работы); — комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов). Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

Юрист расскажет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: