Письмо о предоставлении дат

Содержание
  1. Письмо-запрос
  2. Образец письма-запроса о предоставлении документов
  3. Необходимость составления запроса
  4. Правила составления
  5. Разновидности запросов
  6. Запрос о предоставлении документов
  7. Запрос в Налоговую Инспекцию
  8. Запрос в банк
  9. Заключение
  10. Письмо запрос: как составить и для чего необходим документ
  11. Кто составляет письмо-запрос
  12. Кому адресовать
  13. Какие виды существуют и каковы их особенности?
  14. Как составить письмо-запрос
  15. Как оформить и отправить письмо-запрос
  16. Запрос разъяснений по 223-ФЗ
  17. Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году
  18. Назначение и содержание
  19. Разновидности и образцы составления: 5 вариантов
  20. О предоставлении информации
  21. О подтверждении информации
  22. О предоставлении документов
  23. Запрос в налоговую инспекцию
  24. Сроки ответа
  25. Образец запроса на предоставление информации – Миграционный юрист
  26. Образец письма о предоставлении документов в бухгалтерию
  27. Как составить сопроводительное письмо к документам
  28. Для чего составляется
  29. Образец сопроводительного письма 2019 г
  30. Как зарегистрировать сопроводительное письмо
  31. Процедура хранения
  32. Образец письма-запроса о предоставлении информации
  33. Интересные материалы по теме:
  34. Для чего нужно сопроводительное письмо
  35. Какие документы нуждаются в письменном сопровождении
  36. В каком виде предоставить сопровождение

Письмо-запрос

Письмо о предоставлении дат

Письменный запрос – это требование предоставить определенную информацию, направляемый чаще всего в государственные и муниципальные органы. Общий срок ответа на запрос обычно устанавливается как 30 календарных дней. Запрос может отправляться посредством почты или же в режиме он-лайн.

В любом случае вы должны четко изложить ваше требование, приложить в случае необходимости подтверждающие документы, фотографии и т.д. Вы можете попросить представить определенные сведения, копии документов, толкование законодательства и т.д.

В некоторых случаях за предоставление документов вам придется заплатить государственную пошлину.

Однако стоит помнить, что если государственные органы в большинстве случаев обязаны давать ответы на запросы граждан, то организации этого делать не обязаны и могут безнаказанно проигнорировать ваше требование. Исключение – адвокатский запрос. 

Шаг 1. При написании данного письма подробно сформулируйте запрос.   
     
Шаг 2.    Будьте конкретны в указании предмета запроса. По возможности в доброжелательной форме укажите срок на выполнение запроса.            

Шаг 3.    Укажите причину запроса.

Шаг 4.    В написании письма будьте вежливы и аккуратны.     

Шаг 5.    Подпишите письмо-запрос. 

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55 

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

 Исх. № 1 
от «01» июня 2018г.

           Запрос на предоставление Акта сверки          

Уважаемый Петр Петрович!

Прошу вас предоставить Акт сверки взаиморасчетов по оплате арендной платы и иных предусмотренных Договором аренды № 1 от «01» июня 2017г. платежей за период с «01» июня 2017г. по «31» мая 2018г.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

Генеральному директору
ООО «Джейн доу» 

г-ну Петрову П. П.

Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 2 
от «02» июня 2018г.

Уважаемый Петр Петрович!

Благодарим вас за коммерческое предложение, полученное нами от вашей организации «15» мая 2018 года (входящий № 43) .

Мы заинтересованы в приобретении материалов, реализуемых ООО «Джейн доу», однако для положительного решения вопроса о заключении контракта, нам необходима более подробная информация о ценах и ассортименте.

В связи с этим, просим вас выслать подробный прайс-лист на реализуемую продукцию. 

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                                   Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Председателю правления 
АО «Джейн доу Банк» 
г-ну Петрову П.П. Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 3 
от «03» июня 2018г.

Запрос на предоставление копий документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для целей восстановления безнадежно испорченной вследствие пожара в офисе документации просим вас в ближайшее время направить в наш адрес копии находящихся в вашей организации расчетных документов о поступлениях и списаниях денежных средств, а также банковских выписок по счету ООО «Джон доу» за 2018 год.

Номер расчетного счета нашей организации: 46950934893476578954.

Благодарим за понимание.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон Доу»                          _________________                            Иванов И.И.

ООО «Джон доу» 
г. Москва ул. Тверская д. 1. каб.1, ОГРН 77755599 тел. 8 (495) 555 55 55

Генеральному Директору 
ООО «Джейн Доу» 
г-ну Петрову П.П.  Адрес местонахождения: 

г. Москва ул. Тверская д. 2. каб.2

Исх. № 4 
от «04» июня 2018г.

Запрос на предоставление учредительных документов

Уважаемый Петр Петрович!

Для заключения договора между ООО «Джон доу» и ООО «Джейн доу» прошу предоставить заверенные организацией копии следующих документов:

— устав организации;

— доверенность на подписанта;

— свидетельство ИНН;

— свидетельство ОГРН;

— свидетельство ИФНС;

— решение или протокол о назначении Генерального директора.

Скан – копии документов прошу направить по электронной почте, заверенные организацией бумажные копии документов прошу направить почтой России или курьерской службой.

С уважением,

Генеральный директор

ООО «Джон доу»                          _________________                    Иванов И.И.

После регистрации станут доступны примеры документов, рекомендации, а также пошаговые инструкции

Источник: https://formadoc.ru/entity/mails/pismo-zapros/

Образец письма-запроса о предоставлении документов

Письмо о предоставлении дат

Деятельность любого предприятия выстраивается на основании информации. Получение ее происходит разными путями. В ряде случаев у субъекта возникает необходимость составить запрос на предоставление документов (образцы прилагаются в тексте). При его оформлении нужно придерживаться определенных правил, о которых поговорим в этой статье.

Необходимость составления запроса

У любого хозяйствующего субъекта в ходе производственной деятельности может возникнуть необходимость в оформлении запроса к официальной структуре с просьбой о предоставлении информации или документов. Примеров таких запросов множество:

  • Письмо коммерческому партнеру с просьбой о предоставлении прейскуранта на услуги.
  • Запрос юридического лица в ФНС о новых нормативах по составлению отчетности.
  • Запрос кредитно-финансового учреждения о финансовом состоянии клиента и его деловой репутации и пр.

Запросы относят к корреспонденции, на которую распространяются стандартные правила делопроизводства. Плюс при их составлении учитываются правила, присущие только такому виду документов. Так, запрос обязательно должен содержать причину, по которой корреспонденту требуется получение информации. Как правило, это:

  • Законодательные акты.
  • Судебные решения.
  • Заключенные ранее договора.

Причину можно не указывать только, если она очевидна для обеих сторон.

Правила составления

Законом не определена единая форма для письма-запроса, поэтому составляется документ в произвольной форме с соблюдением ряда правил. Он должен содержать в себе:

  1. «Шапку», в которой указываются сведения об отправителе и адресате (наименование структуры полное, юридический и фактический адрес, контактные данные).
  2. Дату и место его составление.
  3. Регистрационный номер письма, под которым он отмечен в журнале отправленной корреспонденции.
  4. Наименование документа.
  5. Обращение к адресату. Как правило, используется обращение по имени, отчеству с приставкой «уважаемый (ая)». Исключение – письма в официальные в государственные структуры.
  6. Основную суть запроса.
  7. Подписи уполномоченных лиц и печать организации.

«Тело» документа, т.е. конкретно сам запрос желательно начинать с обоснования причины. Нет необходимости расписывать ее очень подробно, достаточно одной фразы. Например, «на основе заключенного ранее договора о…» или «в соответствии с нормативным актом № …» и пр.

В запросе стоит излагать только одну конкретную просьбу или предложение в лаконичной форме. Конечно, если у отправителя имеется несколько небольших просьб, отправлять множественные запросы одному адресату не стоит. Если ситуация, повлекшая необходимость сделать запрос нестандартная, нужно изложить ее более детально. Так, чтобы у адресата не оставалось вопросов на этот счет.

Любой запрос изначально предполагает ответ на него. Если отправителю он требуется срочно, необходимо этот факт указать отдельно. Например, «на данный запрос ответ должен быть предоставлен в течение пяти рабочих дней» или «во избежание недоразумений, просим ответить, как можно скорее» и пр.

В конце письма желательно дать указание на желательный способ ответа. Это может быть просьба отправить:

  • Бумажное заказное письмо на обозначенный почтовый адрес.
  • Электронное письмо на e-mail.
  • Факсимильное сообщение.
  • Письмо с курьерской доставкой.

Разновидности запросов

Имеются различные классификации запросов. Делятся они в зависимости от:

  • Цели отправления.
  • Типа отправителя.
  • Типа адресата.

Рассмотрим наиболее распространенные группы.

Данный тип запросов – самый часто встречаемый. В таком письме отправитель просит предоставить ему какие-то сведения, а не документы или их части. Это может быть информация относительно:

  • Стоимости товаров и услуг.
  • Технических характеристик предлагаемой продукции.
  • Условий участия в мероприятиях и пр.

В таком письме следует максимально подробно изложить сведения о каком продукте интересуют отправителя.

Если это товар, необходимо обозначить его наименование, артикул, модель, марку, дату производства и пр. Не обязательно, все указанные пункты должны быть известны отправителю, но имеющиеся сведения нужно указать максимально.

Письмом с просьбой подтвердить информацию, отправитель, как правило, просит предоставить ему сведения, выписки из официальных документов.

Например, Посольство делает запрос по месту работы заявителя с просьбой подтвердить размер заработной платы для предоставления визы. При этом четкое указание на вид документа, из которого будет предоставляться информация, отсутствует.

Запрос о предоставлении документов

Если просителю необходимы от адресата какие-то документы, в запросе следует указать их наименование, а не просто обозначить суть вопроса. При условии, что требуется нотариальная или иная заверка копий, этот нюанс следует отдельно оговорить в тексте. Если достаточно подписи руководителя предприятия и печати, данный факт нужно также обозначить.

Запрос в Налоговую Инспекцию

Любой хозяйствующий субъект обязан отчислять налоги в федеральный и местные бюджеты. Это значит, между предприятием и ФНС осуществляется постоянное взаимодействие.

Учитывая, множественные изменения налогового законодательства у субъектов периодически возникает необходимость сделать уточнения относительно нормативов или иной информации. Для реализации составляется запрос в отделение ФНС.

Формируется он, как правило, от лица главного бухгалтера или руководителя структуры.

Запрос в банк

Необходимость сделать запрос в банк может возникнуть у любого юридического и физического лица, а также государственного учреждения. Следует учитывать, что банк без судебного решения предоставит лишь малый объем информации о клиентах. Поэтому запросы чаще касаются информации о банковских продуктах.

Ответ на запрос предоставляется традиционно по правилам делового этикета в течение 2-х недель. Если адресату необходимо делать отдельные запросы для получения нужной информации, срок автоматически увеличивается.

Для ряда структур сроки предоставления ответов определены на законодательном уровне.

Заключение

Единой формы запросов о предоставлении информации не существует. Пишутся они произвольно с соблюдением правил делового этикета.

Источник: https://alaws.ru/zapros-dokumentov-obrazec/

Письмо запрос: как составить и для чего необходим документ

Письмо о предоставлении дат

Письмо-запрос – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  • прайс-листов,
  • документов,
  • сведений о товарах и услугах,
  • скидках и акциях,
  • сроках поставки или оплаты и другой информации.

Примеры писем-запросов:
— Письмо-запрос о предоставлении информации — Письмо-запрос о предоставлении документов — Письмо-запрос в налоговую — Письмо-запрос в банк — Письмо-запрос акта сверки — Письмо-запрос подтверждения информации

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

ФАЙЛЫ

Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Кому адресовать

Письмо-запрос может быть адресован какому-то конкретному человеку, например директору компании-партнера, менеджеру какого-либо подразделения, специалисту в какой-либо отрасли и т.д.

В этом случае при обращении нужно использовать эпитет «Уважаемый» и имя-отчество сотрудника.

Такая форма обращения значительно повышает шансы на то, что запрос будет рассмотрен в ближайшее время и также оперативно на него будет составлен ответ (причем от имени человека, которому адресовалось послание).

Запрос может быть предназначен и для группы лиц без точного указания работника (например, «в юридический отдел», «в отдел бухгалтерии» и т.п.).

В этом случае ответ на запрос может быть составлен от лица любого сотрудника подразделения, в которое пришло письмо.

Какие виды существуют и каковы их особенности?

Все разновидности данного документа можно условно разделить на два вида:

  1. Положительный ответ на запрос информации – выражает согласие организации предоставить информацию, которая изначально запрашивалась.
  2. Отрицательный ответ – означает мотивированный отказ в предоставлении данных или отклонение предложения.

особенность, а также отличие данных разновидностей письма-ответа на запрос информации, кроется в его содержании.

Так, составляя положительное письмо, необходимо дать максимально полный и исчерпывающий ответ на поставленный вопрос. В конечном итоге у обратившейся организации не должно оставаться вопросов по существу представленной информации.

При составлении отрицательного ответа на запрос информации, в обязательном порядке необходимо аргументированно указать причину отказа в представлении данных или отклонения предложения.

Как составить письмо-запрос

Как любой другой вид деловых писем, данный запрос не имеет унифицированной формы и составляться может в абсолютно произвольном виде. Однако при этом не стоит забывать о том, что письмо-запрос относится к официальной деловой корреспонденции, поэтому для его оформления требуется соблюдать некоторые нормы и правила в части корпоративной этики и делопроизводства.

  1. Первым делом в нем следует указать адресата, т.е. наименование компании-отправителя (с адресом и номером телефона для связи), а также название компании-получателя. Тут же при необходимости нужно вписать конкретного сотрудника (его должность и ФИО).
  2. Затем следует основная часть, которая касается самого запроса. Здесь в уважительной, корректной форме следует высказать суть просьбы и указать причину запроса («в связи с получением», «исходя из результатов», «для решения вопроса», на основании переговоров» и т.п.).
  3. Если запрос касается сразу нескольких тем, то его следует разбить на пункты или разделы. При этом следует помнить, что негласные правила деловой переписки говорят о том, что ответ на подобного рода послания также должен быть разделен на пункты.

  4. Если запрос требует получения ответа в какой-то определенный период или к точной дате, это следует вежливо, но твердо обозначить в тексте послания.
  5. При необходимости в текст можно вставлять ссылки на законы, нормативные и правовые акты, имеющие отношение к сути письма. Кроме того, к запросу могут быть приложены какие-либо дополнительные документы, обосновывающие его, при этом сведения о них необходимо также включить в основную часть послания.
  6. Письмо обязательно должно быть подписано с указанием должности и ФИО составителя, а также проштамповано (при условии, что организация использует штампы и печати для удостоверения документации).

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

  1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
  2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Запрос разъяснений по 223-ФЗ

Выше мы с вами рассмотрели вопросы подготовки и подачи запросов на разъяснение документации и итогов проведенных закупок в рамках 44-ФЗ. Теперь давайте поговорим с вами о запросах, направляемых в рамках 223-ФЗ.

Поскольку в рамках 223-ФЗ у каждого Заказчика должно быть собственное Положение о закупках, в рамках которого он проводит свои закупки, то сроки подачи запросов и сроки ответов на них у каждого Заказчика могут быть установлены свои. Также Заказчик может утвердить собственную форму такого запроса и возможные варианты его подачи.

Однако в большинстве случаев Заказчики, работающие в рамках 223-ФЗ, прописывают в своих Положениях такие же сроки, как и в 44-ФЗ.

Источник: https://aburist.ru/lgoty/kak-oformlyaetsya-zapros.html

Образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в 2020 году

Письмо о предоставлении дат

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

Назначение и содержание

Основная задача – получить актуальную, достоверную информацию от какого-либо лица. Как правило, письмо составляет одно юридическое лицо в адрес другого. Но в целом он может быть оформлен любыми лицами:

  • индивидуальными предпринимателями;
  • частными гражданами;
  • представителями органов власти;
  • общественными деятелями и др.

Таким образом это разновидность деловой корреспонденции, единого образца которого не установлено. Тем не менее, на практике сложились определенные требования документа. В нем обязательно отражаются такие сведения:

  1. Наименование отправителя.
  2. Наименование получателя (адресата).
  3. Номер и дата регистрации документа (в журнале исходящей корреспонденции).
  4. Название документа обычно содержит суть просьбы – например: «Запрос на предоставление копий документов».
  5. Основная часть – изложение обстоятельств, побудивших написать запрос.
  6. Просительная часть – собственно просьба о том, какие именно сведения необходимо получить.
  7. Иногда образец письма-запроса также сопровождают приложениями – документами, копии или оригиналы которых прикладывают к основной бумаге. Указывают название документа, и количество страниц.
  8. В конце можно дополнительно указать удобный способ ответа – по почте или на е-мэйл. В общем случае принято отправлять ответ таким же способом, как пришел сам запрос, однако в любом случае решение остается на усмотрение отправителя.
  9. Дата, подпись, расшифровка подписи, должность просителя, печать организации. В некоторых случаях компании не используют печать в документообороте – тогда достаточно поставить только собственноручную подпись.

Как правило, он составляется на фирменном бланке организации. Присутствуют отметки о реквизитах компании или ИП. Предпочтительно использовать печатный вариант оформления, хотя иногда письмо составляют и в рукописном виде.

Отправить можно разными способами:

  • по обычной почте;
  • по е-мэйл;
  • передать по факсу;
  • передать с курьером.

Если принципиально важно получить документальное подтверждение отправки письма, лучше передать его физически – по почте или с курьером. Тогда можно получить уведомление о вручении, которое послужит доказательством факта и даты доставки.

Разновидности и образцы составления: 5 вариантов

Поскольку информацию можно запрашивать у разных представителей и по разным поводам, разновидностей образца письма-запроса существует не менее 5.

Они классифицируются по разным основаниям – в зависимости от адресата (налоговая, банк, орган власти) или в зависимости от сути просьбы (уточнение информации об условиях договора, запрос на получение копий документов и т.п.). Далее рассмотрены наиболее распространенные виды.

О предоставлении информации

Это один из самых популярных видов послания – организация просит предоставить не документы, а определенные сведения, например:

  • прайс-лист;
  • условия акции, предоставления скидок;
  • технические характеристики товара и т.п.

В этом случае необходимо максимально конкретно сформулировать свою просьбу – например, если речь идет об уточнении сведений о товаре, подробно прописывают название, марку, артикул и другие реквизиты.

О подтверждении информации

В этом случае запрашивают выписки из разных документов (например, из приказов о приеме или увольнении с работы). Причина составления письма-запроса связана с необходимостью подтвердить те или иные сведения (например, работал ли сотрудник в тот или иной период, когда был уволен и т.п.).

О предоставлении документов

В этом случае компания нуждается в предоставлении документов (как правило, речь идет о копиях). Указывают конкретное название каждой бумаги. Если необходимо, дополнительно формируют просьбу о заверении копий (подпись и печать организации на каждой странице).

В этой же категории отдельно можно выделить письмо-запрос, в котором компании просит предоставить образец акта сверки. Документ нужен для проверки наличия/отсутствия задолженности или переплаты по конкретным платежам.

Запрос в налоговую инспекцию

Обычно такой документ составляется от имени главного бухгалтера. Необходимо получение пояснений по тем или иным нормам налогового законодательства, раскрытие персональных данных на основании исполнительного листа и др.

Сроки ответа

Вне зависимости от того, какой именно образец используется, сроки ответа на запрос определяются исходя из традиций деловой этики. Поскольку в законодательстве подобный вопрос никак не регулируется, компании сами вправе решать, какое время им понадобится для ответа. Обычно срок составляет 10-15 рабочих дней.

Читать еще:  Куда обратиться за помощью, если возникли проблемы с кредитом

Если это время неизбежно увеличивается (например, для получения необходимых сведений понадобится сделать запросы, которые также отнимут время), целесообразно уведомить об этом отправителя. Составляют ответное послание, в котором указывают, что письмо принято в работу и обозначают примерные сроки ответа.

В некоторых случаях сроки ответа регулируются на уровне законодательства или внутренних регламентов компании. Например, государственные органы и банковские организации, как правило, должны предоставить ответы в течение 30 календарных дней.

Источник: https://Inspectrum.su/trudovoe-pravo/obrazets-pisma-otveta-na-zapros-o-predostavlenii-informatsii-v-2020-godu.html

Образец запроса на предоставление информации – Миграционный юрист

Письмо о предоставлении дат

13.02.2020

В деловом документообороте достаточно распространенным является письмо-запрос. Его составляют в тех случаях, когда одно лицо желает получить определенные сведения от другого лица. Образец, готовые примеры и рекомендации по его написанию приводятся в статье.

 Бланк письма-запроса (word)

 Образец составления письма-запроса (word)

Образец письма о предоставлении документов в бухгалтерию

Письмо о предоставлении дат

Образец №1. Письмо-требование о неисполнении обязательств.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Образец №2. Письмо-требование о штрафных санкциях.

Чтобы скачать образец письма в формате Word, нажмите на ссылку.

Другие примеры документов: шаблоны писем, приказов, регламентов, служебных записок и прочих документов можно найти в разделе«Образцы документов».

Как составить сопроводительное письмо к документам

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Для чего составляется

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

[2]
  1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
  2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Образец письма-запроса о предоставлении информации

Образец письма-запроса о предоставлении информации — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Письмо-запрос – просьба предоставить конкретные данные у другой организации. Может составляться по разным причинам, от необходимости узнать прайс-листы до скидок и сроков поставки. Письма начинают и служат залогом долговременного сотрудничества между предприятиями.

Запрос составляется руководителем – первым лицом организации. В тексте даются сведения об адресате и отправителе. Основное место уделяется конкретной просьбе, к примеру, изучить каталог продукции, которую предлагает потенциальный контрагент. Текст подписывается директором организации.

Письмо подразумевает ответ, но давать ответный акт – право, но не обязанность другого участника гражданского оборота. Количество писем, которые можно рассылать и составлять, законом никак не ограничивается.

Интересные материалы по теме:

© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.

Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.

Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.

Для чего нужно сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо представляет собой документ, в котором находится перечисление направленных материалов, а также пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками.

В первую очередь перечень направленных материалов позволит избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг.

Во-вторых, работникам канцелярии будет проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не будут возникать вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов. Кроме того, бумаги быстрее дойдут до адресата.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

Практически все официальные бумаги, отправляемые в ИФНС, должны сопровождаться письмом. По общему правилу, оно должно прикладываться к тем бумагам, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Однако существуют документы, которые можно отправлять без пояснения. Среди них первичные налоговые декларации без приложений.

Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе.

Если же первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.

Без письменного сопровождения можно направлять и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Ведь такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

В каком виде предоставить сопровождение

Источник: https://cesexpo.ru/obrazets-pisma-o-predostavlenii-dokumentov-v-buhgalteriyu/

Юрист расскажет
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: